• Définition
• Obligations des prestataires
• Imputabilité des dépenses sur l’obligation de participation des employeurs

Résumé : la présente circulaire a pour objet de préciser les obligations des prestataires de formation et l’imputabilité des dépenses sur l’obligation de participation des employeurs, dans le cas de mise en œuvre de formations ouvertes et/ou à distance.

L’ouverture de la formation professionnelle à de nouvelles modalités de formation et à l’usage des technologies de l’information et de la communication, ouvre un champ très étendu pour des initiatives novatrices en vue d’une meilleure adaptation de la formation aux besoins des salariés et aux exigences de la vie professionnelle. A condition qu’elles correspondent à une réelle valeur formative et qu’elles respectent les règles et principes qui sont rappelés dans cette circulaire, ces évolutions doivent être encouragées.
Les technologies de l'information et de la communication font intervenir dans le système de formation de nouveaux acteurs : producteurs de ressources, éditeurs, opérateurs de télécommunications, ainsi que de nouveaux services : de médiation, d’accompagnement des personnes, etc.
De même que l’administration a pris en compte, en leur temps, l’usage des technologies se rapportant au Minitel (note GNC du 10 avril 1989) ou à l’enseignement assisté par ordinateur (circulaire n° 1360 du 16 mars 1983), la présente circulaire a pour objet de préciser les conditions de recours aux nouvelles modalités techniques et pédagogiques et notamment à l’utilisation de l’Internet dans le cadre de la formation professionnelle.

1. Principes généraux

1.1. Caractéristiques de l’action de formation professionnelle
Les activités de formation requièrent la mise en œuvre de moyens humains, de supports pédagogiques et de matériels technologiques dont la nature et l’importance varient en fonction du domaine de formation, du public bénéficiaire, des méthodes pédagogiques et des objectifs poursuivis.
Elles sont régies par les dispositions combinées des articles L. 900-1 et L. 900-2 du code du travail et celles des premier et deuxième alinéas de l’article R. 950-4 (décret du 3 avril 1985) :
« Les actions de formation se déroulent conformément à un programme qui, établi en fonction d’objectifs préalablement déterminés, précise les moyens pédagogiques et d’encadrement mis en œuvre et définit un dispositif permettant de suivre l’exécution de ce programme et d’en apprécier les résultats.
La formation est en principe dispensée dans des locaux distincts des lieux de production ».

1.2. Définition des formations ouvertes et/ou à distance « FOAD »
La diversification des modalités d’organisation de la formation (formation dans et hors temps de travail, sur le poste de travail, en centre de ressources, à l’extérieur de l’entreprise, etc.), la variété des situations pédagogiques (auto-formation, formation accompagnée dans un lieu– ressource, formation en situation de travail, formation à distance, etc.) et l’alternance entre des activités d’apprentissage individuel et collectif sont autant d’éléments qui favorisent l’évolution et l’ouverture des systèmes de formation.
Les formations ouvertes et / ou à distance « FOAD » se distinguent des modalités de formation classiques appelées communément « formations présentielles ». Les « FOAD » recourent à des modalités de formation pouvant se combiner.

Une « formation ouverte et/ou à distance », est un dispositif souple de formation organisé en fonction de besoins individuels ou collectifs (individus, entreprises, territoires). Elle comporte des apprentissages individualisés et l’accès à des ressources et compétences locales ou à distance. Elle n’est pas exécutée nécessairement sous le contrôle permanent d’un formateur.
La réalisation d’une formation ouverte et/ou à distance implique de la part du prestataire la mise en œuvre de moyens humains et de moyens pédagogiques et techniques dont l’importance et la nature dépendent à la fois du domaine et de l’objectif de l’opération, du public bénéficiaire, ainsi que du ou des types d’apprentissage retenu(s).
Le droit positif régissant la formation professionnelle continue ne comporte aucune disposition susceptible de faire obstacle à la mise en œuvre de ces nouvelles modalités de déroulement des actions de formation professionnelle.

2. Obligations incombant aux dispensateurs de formation professionnelle exerçant leurs activités au moyen de formations ouvertes et à distance, recommandations et contrôle

2.1. Obligations des prestataires
Il convient de rappeler les dispositions relatives à la réglementation des conventions de formation et des contrats de formation professionnelle.
L’article L. 920-1 régit les conventions signées entre une entreprise et un organisme de formation dans le cas où la formation est organisée par un organisme extérieur. Les actions de formation répondant à la définition des formations ouvertes et/ou à distance énoncée au 1.2. ci-dessus, mettant en œuvre des modalités de formation combinées, devront y être précisées dans les conditions développées ci-après.
Les prestataires qui réalisent pour leurs clients des actions de formation professionnelle sous la forme de formations ouvertes et/ou à distance sont assujettis aux obligations légales et réglementaires de droit commun encadrant l’exercice de cette activité professionnelle.
Les conventions de formation conclues aux fins de réalisation d’actions de formation ouverte et/ou à distance devront comporter :

a. d’une part, et au même titre que toutes les autres conventions de formation, les mentions relatives :

• aux opérations de formation exécutées par le centre de formation (intitulé, périodes, horaires, durées, lieux et prix unitaire et global, etc.) ;
• à la nature, la quantité et au prix des prestations de services ou de biens qui leurs sont étroitement liés (logement, nourriture des stagiaires, fournitures de supports pédagogiques, etc.), fournis par l’offreur de la formation ;

b. d’autre part, les mentions relatives :

• aux séquences d’apprentissage à distance notamment : les objectifs poursuivis, la nature des travaux incombant aux stagiaires (les périodes de réalisations de ces travaux, leurs durées estimées) ;
• et aux prestataires (les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre directement ou par sous-traitance, le suivi et l’évaluation des travaux accomplis par les stagiaires et le prix de ces différentes prestations).
  L'organisme de formation devra mettre en place un système de suivi de l'action afin de lever toute incertitude liée à la réalité et à la durée de la formation suivie par les stagiaires.
  Les modalités d’assistance pédagogique constitueront un élément central d’appréciation de la réalité de la formation et devront être clairement définies par la convention.
  Les mêmes précisions devront être apportées aux contrats de formation professionnelle conclus, en application de l’article L. 920-13 du code du travail, entre une personne physique entreprenant des formations à titre individuel et à ses frais et un organisme de formation.

2.2. Recommandations concernant un protocole individuel de formation
Si l’action de formation professionnelle s’organise autour d’un dispositif de formation individualisée, fil directeur de l’action intégrant diverses situations et modalités pédagogiques, celui-ci devra être précisé à la convention.
Par conséquent, la formalisation de l’action de formation sous la forme d’un protocole individuel de formation facilitera la lisibilité de l’action de formation. Ce protocole permettra notamment au stagiaire de connaître les conditions de réalisation de l’action de formation et en particulier : le calendrier, les différentes modalités pédagogiques, la durée estimée nécessaire pour effectuer les travaux ainsi que les modes d’évaluation dans le cas de FOAD.
Ce protocole devra être établi entre le dispensateur de formation et le stagiaire.
L’Etat, en ce qui le concerne, a prévu à l’article R. 961-3 du code du travail, un tel protocole intitulé « plan de formation » pour les stages ouvrant droit à rémunération qui comportent un apprentissage en totalité ou en partie à distance.
Le protocole individuel de formation ne saurait se substituer à la convention de formation précédemment évoquée. Il incite les prestataires de formation à optimiser la qualité de leur relation avec les usagers quels qu’ils soient.

2.3. Contrôle de la réalité et de la conformité des actions de FOAD
Pour apprécier la réalité et la conformité des formations ouvertes et/ou à distance prévues aux conventions de formation professionnelle et ayant donné lieu à délivrance de facture, les agents de contrôle procéderont à une analyse des circonstances dans lesquelles les prestations de formation ont été réalisées.

Les modalités d’assistance pédagogique et d’encadrement constitueront un élément central d’appréciation de la réalité de la formation. Il en est de même des moyens mis en œuvre pour évaluer et valider les formations.
Ainsi la simple cession ou mise à disposition de supports (manuels, logiciels, matériels) à finalité pédagogique n’a pas la nature d’une action de formation professionnelle et doit être analysée, selon les circonstances, comme une livraison de prestation de service ou de biens.
Tel est le cas, notamment, des opérations dont le seul objet est la fourniture à un tiers de matériels (ordinateurs, matériel audiovisuel, etc.). ou bien de « cours en ligne » sans accompagnement humain technique et pédagogique, ou encore d’applications pédagogiques livrées sous la seule forme de supports numériques (disquettes, CDROM…) ou cédées par voie de téléchargement.

3. Dépenses relatives aux actions de FOAD imputables sur l’obligation de participation des employeurs

Les règles d’imputation des dépenses applicables aux FOAD sont les mêmes que celles concernant les formations de droit commun.
De manière générale, il s’agit du prix d’achat de l’action de formation ouverte et à distance, du prix d’achat des documents pédagogiques ou des prestations de services qui leur sont étroitement liées dans le respect des règles en vigueur, la partie de l’annuité d’amortissement des biens nécessaires à la réalisation de l’action et des rémunérations des stagiaires qui bénéficient de la formation.
Comme indiqué précédemment, les services en charge des contrôles s’assureront que les séquences pédagogiques à distance font l’objet d’un encadrement pédagogique et technique. A défaut, les dépenses afférentes à ces séquences ne pourront être regardées comme déductibles de la participation des employeurs.

Certaines précisions doivent néanmoins être apportées :

a. Encadrement :
Le formateur-tuteur est au cœur du dispositif de formation mais sa participation au processus d’apprentissage ne doit pas se limiter à sa seule présence in situ. D’autres types d’encadrement existent, tels que l’accompagnement pédagogique et technique dans le cadre d’un lieu-ressource, le tutorat à distance qu’il soit synchrone ou asynchrone, etc.
b. Durée de la formation :
En l’absence de repères habituels propres aux actions de formation en « présentiel », il est possible pour certains apprentissages dispensés en totalité ou en partie à distance de déterminer la durée estimée nécessaire pour effectuer les travaux demandés. La durée totale de la formation pourra intégrer l’ensemble des situations pédagogiques concourant à la réalisation de l’action de formation (auto-formation encadrée, séquences de face à face pédagogique, apprentissage à distance, etc.) et accessoirement d’autres activités encadrées (auto-documentation, mise en pratique en situation de travail, etc.). Pour chacune des situations, la durée effective ou le cas échéant son estimation devra être précisée.
c. Regroupements :
Le regroupement ou d’autres formes de mise en situation collective des stagiaires, résulteront souvent de considérations pédagogiques. Compte tenu des évolutions technologiques et des pratiques pédagogiques, ces regroupements ne constituent pas une exigence du point de vue du contrôle, dès lors qu'il existe d'autres formes de suivi, d’encadrement et de contrôle de l'assiduité.
En cas de difficultés d’application de la présente circulaire, vous voudrez bien en saisir les services centraux sous le timbre « Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle – Groupe national de contrôle et Mission marché de la formation ».

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fin circulaire